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内容証明郵便


クーリングオフのように、期間内に通知が到達することが法律上の要件になっている場合、また債権譲渡のように法律上、確定日付ある通知がないと債務者や第三者に対抗出来ない場合など、内容証明郵便で通知する事が非常に重要な場合は多いです。
 
当事務所では法律上の必要な論点を判断して、適切な内容証明郵便を作成します。
 
お困りごとは内容証明での通知から解決することも多いので、お気軽に当事務所へご相談ください。

内容証明とは


いつ、誰から、誰あてに、どのような内容の文書が差し出されたか、を日本郵便の郵便認証司が証明してくれる郵便のことです。
 
相手方に自分の意思を伝える際に、口頭や通常の郵便、FAX、電子メールなどを使っても、あとで相手に聞いてないと言われることがあります(言った言わないの水かけ論ですね)。
 
そのような事態を防ぐために、確実に相手方に伝えたことを郵便局に証明してもらうのが、内容証明郵便です。
 

内容証明の効果

内容証明郵便は読んで字のごとく、「内容」を「証明」する郵便です。
 
クーリングオフや貸金の返還請求など、差出人の意思表示を確実に相手に伝えたい場合、また、公に意思表示をした、という客観的証拠を作りたい場合に効果を発揮します。
 
ただし、内容証明といっても「ただの手紙」にすぎませんので、法律的な強制力はありません。
つまり、郵便局が証明してくれるのは実際に書いてある文章の中身であり、その内容が真実であるかどうかを証明してもらえるわけではありません。
 
しかし、内容証明を効果的に活用することによって身の回りのトラブルをスムーズに解決させるきっかけになったり、トラブルを未然に防ぐことができるのです。

内容証明の書き方


@縦書き?横書き?
文の書き方は縦書き、横書きのいずれでもよいですが以下のような制限があります。
・縦書きの場合は 1行20字以内、1枚26行以内
・横書きの場合は 1行26字以内、1枚20行以内  または  1行13字以内、1枚40行以内
※枚数に制限はありませんが複数枚になった場合、「契印」(俗にいう割印)を押します。


Aどんな用紙を使えばよいか?
市販の用紙であれば原稿用紙のように文字数、行数が書いてあり使いやすいですが、使用する用紙に決まりはありません。 


B1通作ればよいか?
同じものを3通作らなければなりません。
1通は相手に、1通は郵便局が保管し、最後の1通は自分の控えとして必要だからです。
カーボン紙で複写してもよいですし、コピーしても構いません。
 

内容証明の料金


@内容証明料
謄本1枚 ¥430  1枚を超えるごとに¥260増。
 
例:3枚なら¥430 + ¥260 + ¥260 = ¥950
 
A郵便物の料金
定形郵便物 …   25gまでは¥82
            50gまでは¥92
 
定形外郵便物 … 50gまでは¥120
           100gまでは¥140
           150gまでは¥205
           200gまでは¥250
 
B書留料
一般書留(現金以外)(損害要償額500万円まで) …損害要償額10万円までは¥430
損害要償額10万円を超える5万円ごとに¥21増し
 
C配達証明料
 
差出の際なら¥310、差出後は¥430
例:謄本が1枚・定形(25g以内)の内容証明を配達証明つき(※)で出す場合
 
¥430 + ¥82 + ¥430 + ¥310 = ¥1,252
  @     A      B     C
 
※ 内容証明は通常、配達証明つきで出します。
 
※ 上記例において速達にした場合¥280必要です。
 

内容証明の料金


郵便局での手続き
郵便局の窓口へ以下のものを持っていきます。
 
・内容証明の文書 3通
・差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒
・内容証明料を含む郵便料金
鑑(訂正があった時のため)
 

専門家へ依頼するメリット


内容証明郵便は原則、本人が作成・提出するものですが、以下の理由から我々行政書士をはじめ弁護士、司法書士などの専門家に依頼するケースが増えています。
 
@法律についての知識がある
たとえば訪問販売で高額な商品を購入する契約をしてしまった場合、クーリングオフの制度を使えば一定条件のもとであれば解約できます。
しかし口頭や普通郵便では解約の意思表示を「言った」「言わない」の水かけ論になりがちです。
また、クーリングオフには期限があり、その期限内に相手方に確実に意思表示をしなければなりません。
専門家であれば的確な内容でスピーディに、そして確実に意思表示を相手に通知できる書面を作成します。
 
A早い
@とも関連しますが、クーリングオフの場合だけでなく、時効期限の迫った債権を回収したい場合において、専門家に依頼すれば期限内に手早く作成、発送でき、自分の権利を守れます。
特にこのような場合、時間との勝負となります。そんなときに自分で作ろうとしたらどうでしょうか。
まず本屋へ行って関連書籍を購入、次に文房具店で内容証明用紙も購入、何時間もいろいろ調べてから本番を書き上げ、最後に郵便局に持っていく…
これで期限は間に合いますか?また確実な内容を書く自信がありますか?
そしてあなたの行動を時給換算したとき、専門家に依頼したほうが早いし安いのではないでしょうか。
 
B心理的効果
受け取る側からすれば、ふだんあまり見たことのない封書とその内容、また差出人だけでなく、行政書士や弁護士などの肩書がついた人(=専門家)の名がついているとたいていの方は驚くはずです。
専門家が関わっている、ということで相手方もいい加減な対応ではまずいな、という心理が働き、スムーズに解決する可能性が高くなります。
ただし、内容証明を受け取ることに慣れている悪徳業者にはあまり通用しないことがあります。
 
デメリット
我々行政書士は相手方との直接交渉を法律で禁じられています。
また、内容証明の文面を代理人として記載できません。
「書類作成代理人」として連名することしかできないので、本人の住所・氏名は必ず記載しなければなりません。
 

内容証明etc.


相手に届かない場合
契約解除、時効中断のための請求など、その意思表示が相手に届いたことを証明する必要があるような重要な通知は、内容証明を利用します。
ところが内容証明で出しても、このような場合、相手に届かないこともあります。
 @受取拒絶
 A留守で配達できない
 B行方不明
 
@のケースでは「名宛人が受取りを拒否しました」と書かれた紙が張られ、差出人の所へ郵便が戻ってきます。配達したにもかかわらず、受取りを拒否された場合、相手は中身を見ていませんが、裁判所などでは内容証明に書かれていることは伝わったと考えられています。
つまり受取りを拒否されても内容証明は到達した、ということになります。
 
Aのケースでは、内容証明郵便は相手に手渡し、受領印をもらうことになるため、受取人が留守の場合、配達できません。この場合、普通の書留と同じように不在票が留守宅に投函され、郵便局で一週間保管されます。この場合、受取人が取りに来なければ受取人不在ということで差出人の所へ戻ってきます。 
 
Bのように相手が行方不明(夜逃げ・蒸発等)の場合、転居先不明で戻ってきます。このケースでは、意思表示が到達しないので契約解除や債権回収などできないことになってしまいます。
この場合、公示送達という手続きをとることで、意思表示が相手に到達されたものとみなされます。
 
 
内容証明が来た場合
内容証明郵便にはよく「本書到達後7日以内にご回答ください」と書いてあることが多いのですが、このような記載は法的には何の意味もありません。
内容証明もただの手紙なので、これに対し何らかの回答をする義務はありません。
また、返事を書く場合でも必ずしも内容証明である必要はありません。
 
 
控え等紛失した場合
内容証明郵便の控え(謄本といいます)を紛失した場合でも受け付けた郵便局で5年間保管されますので再度交付の申請をすることができます。
配達証明については差出日から1年以内に限り、受け付けた郵便局に書留郵便物受領証を提出することで再度請求できます。
 
 
外国人が出す場合
内容証明は必ず日本語で書く必要があります。外国語では作成できませんが固有名詞(例:Microsoftなど)に限っては英字を使うことができます。
外国人の場合、押印でなくサインをするのが一般的なので郵便規則で義務付けられた契印(割印)については押印に代えてサインで良いとされています。
もっとも印鑑の文化は世界でも珍しいようで、滞在・在住されている外国人にとって印鑑を持つことは一種のステータスとなっているようです。
 

電子内容証明とは


平成13年に登場したインターネットを利用して内容証明郵便を出すことのできるサービスです。
 
利用するにあたり、会員登録をした後、電子内容証明郵便サービスのサイトからダウンロードできる専用ソフト「e電子内容証明郵便ソフトウェア」をあらかじめパソコンにインストールして行ないます。
 
基本的な利用条件
・インターネットに接続できるWindows対応パソコンをもっていること
・マイクロソフト「ワード」か「一太郎」でワープロ文書を作成できること
・利用料金支払いに使えるクレジットカードを持っていること(※)
※料金支払い方法は別に料金後納もありますが、審査および登録作業のため使用できるまでに数日かかります。
 
利用するメリット
@インターネットを通じて受付されるため、24時間利用でき、窓口に出向く必要がない。
 
Aパソコンで作成したワープロファイルをそのままオンラインで送信することができるため、使用文字や文字数の制限が従来のものより緩和されています。
 
相手には
郵便局で紙にプリントアウトして封筒に入れたもの(原本)が、局員によって従来の内容証明郵便と同様に配達されます。また、差出人への謄本も郵送されてきます。
 
 

 
 
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